قبل إنشاء الحزمة
تحقق من:- اعتماد قرار Go.
- اكتمال العرض الفني ومراجعته.
- اكتمال السعر واعتماده.
- إغلاق المتطلبات أو الاستثناءات الحرجة.
- استخدام آخر ملحق وآخر قالب.
- صحة أسماء الملفات والنسخ.
- وجود التوقيعات والأختام والتوكيلات المطلوبة.
- صلاحية الشهادات والضمانات حتى التاريخ المطلوب.
- مطابقة حجم الملف ونوعه وحدود البوابة.
- توثيق طريقة التقديم والموعد والمنطقة الزمنية.
مسار الحزمة
1
أنشئ حزمة التقديم
يجمع Tender النسخة المحددة والمرفقات في سجل واحد. راجع قائمة الملفات قبل التثبيت.
2
ثبّت النسخة
يمنع التثبيت الالتباس حول الملف المعتمد. أي تغيير بعده يتطلب إعادة المراجعة أو حزمة جديدة.
3
نزّل وافتح الملفات
لا تكتفِ بنجاح التنزيل. افتح كل ملف وافحص الصفحات والجداول والأسماء والمرفقات.
4
نفّذ محاكاة Sandbox
تختبر المحاكاة خطوات الجاهزية دون إرسال خارجي. سجّل أي مانع قبل موعد التقديم.
5
اطلب موافقة التقديم
يراجع المعتمد الحزمة المثبتة وطريقة الإرسال والموعد.
6
نفّذ التقديم المصرح
استخدم بوابة الجهة أو القناة الرسمية فقط، واحتفظ بإيصال أو رقم مرجعي.
7
سجّل النتيجة
حدّث حالة الفرصة وأرفق دليل التقديم. إذا فشل الرفع، سجّل السبب ولا تفترض أن المحاولة وصلت.
ماذا تختبر المحاكاة؟
- وجود الملفات الإلزامية.
- حالة الموافقات.
- المتطلبات غير المغطاة أو المعلومات الناقصة.
- ثبات النسخة والحزمة.
- توفر بيانات المصدر وطريقة التقديم.
- استعداد المسار للوصول إلى نقطة الإرسال دون تنفيذها.
دليل التقديم
بعد التقديم احفظ واحدًا أو أكثر من:- رقم الإيصال أو المرجع.
- صفحة تأكيد من البوابة.
- رسالة بريد صادرة ومستلمة رسميًا.
- ختم استلام أو محضر تسليم.
- وقت الإرسال، الحساب المستخدم، والشخص الذي نفذه.
عند فشل التقديم
- لا تكرر الإرسال عشوائيًا إذا كان قد ينشئ تقديمين.
- تحقق من سجل البوابة والبريد والإيصال أولًا.
- احتفظ بلقطة أو رسالة الخطأ والوقت.
- راجع الحجم والتنسيق والحساب وOTP والموعد.
- صعّد إلى الجهة الطارحة عبر قناة الدعم الرسمية.
- سجّل النتيجة في Tender.
الأمان وحدود الأتمتة
راجع بيانات الدخول والتفويض والسجل.
حل المشكلات
خطوات عملية لأخطاء الفحص والوثائق والموافقات والحزمة.